Introduction
La Direttiva (UE) 2019/1937 (di seguito la “Direttiva Whistleblowing”) è stata recepita in Italia con il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 (di seguito il “Decreto Whistleblowing”), che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o di un ente privato, delle quali le medesime siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo.
In conformità a questa normativa, YOKOGAWA Italia S.R.L. (di seguito “Yokogawa” o “la Società”) ha adottato una Procedura di Whistleblowing per disciplinare i principi e le regole di gestione delle segnalazioni, che sono descritte più precisamente nella sezione “Reporting Structure” del Codice di Condotta di Yokogawa Europe B.V.
1. Chi può segnalare?
Le segnalazioni possono essere effettuate da:
- lavoratori subordinati (indipendentemente dal tipo o dalla durata del contratto);
- lavoratori autonomi, liberi professionisti e consulenti;
- volontari e tirocinanti;
- azionisti; persone con funzioni amministrative, direzionali, di controllo, di vigilanza o di rappresentanza (anche di fatto);
- lavoratori o collaboratori dei fornitori e dei clienti;
- più in generale, chiunque abbia una relazione di interesse con Yokogawa.
Le segnalazioni possono inoltre essere effettuate durante il periodo di prova o precontrattuale, o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro.
2. Oggetto della segnalazione
Può essere segnalato qualsiasi comportamento, atto od omissione (passato, in corso o che si sospetta concretamente possa verificarsi) che leda l’interesse pubblico o l’integrità di Yokogawa. In particolare (a titolo esemplificativo e non esaustivo):
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Codice di Condotta e/o del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
- illeciti commessi in violazione del diritto dell’Unione Europea in diversi settori;
- qualsiasi illecito amministrativo, contabile, civile o penale;
- comportamenti discriminatori, inclusi quelli volti a ostacolare la parità di genere.
3. Le esclusioni
Non possono essere oggetto di segnalazione tramite i canali di Whistleblowing:
- segnalazioni manifestamente infondate;
- le indiscrezioni e le voci di corridoio;
- informazioni già di pubblico dominio;
- questioni che riguardano esclusivamente rapporti di lavoro individuali (come controversie di lavoro o conflitti interpersonali con colleghi o superiori);
- segnalazioni in materia di sicurezza e difesa nazionale;
- segnalazioni relative a violazioni già disciplinate obbligatoriamente in settori specifici;
- reclami di natura commerciale.
4. Canale interno di segnalazione
a) Per telefono: +31(0)6 – 53867204. Il Coordinatore Europeo per la Compliance risponderà in modo adeguato.
b) Per lettera: Yokogawa Europe B.V., all’attenzione del Coordinatore Europeo per la Compliance, Euroweg 2, 3825 HD, Amersfoort, Paesi Bassi.
c) Per email: se non si desidera rimanere anonimi, è possibile inviare direttamente un messaggio a YEF-BEL@yokogawa.com
d) In forma anonima: la segnalazione può essere effettuata compilando l’apposito modulo (“Report Form”) disponibile sulla piattaforma aziendale di Yokogawa Europe B.V., accessibile al seguente link: https://whistle.yokogawa.eu
La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata e contenere, in modo preciso e completo, tutti gli elementi necessari per la verifica da parte del Coordinatore Europeo per la Compliance, l’unica persona autorizzata ad accedere alla segnalazione. Gli elementi richiesti sono chiaramente indicati nel “Report Form”, che prevede una compilazione guidata, anche in forma anonima, purché le informazioni siano circostanziate e adeguatamente documentate.
Al momento dell’invio, il segnalante riceverà un codice numerico da conservare per poter accedere nuovamente alla segnalazione, verificare la risposta e dialogare rispondendo ad eventuali richieste di chiarimento o approfondimenti.
Ogni segnalazione ricevuta verrà gestita dal Coordinatore Europeo per la Compliance, che ne verificherà ammissibilità e fondatezza, rispondendo tempestivamente al segnalante. In caso di violazione delle norme del D.Lgs. 231/2001, la segnalazione sarà trasmessa dal Coordinatore Europeo per la Compliance all’Organismo di Vigilanza di Yokogawa Italia.
Il Coordinatore Europeo per la Compliance tratterà le segnalazioni interne in modo confidenziale, tutelando l’integrità e l’identità del segnalante, l’onorabilità e l’identità del segnalato.
5. Canali di segnalazione alternativi
In alternativa all’utilizzo dei canali interni di segnalazione, la normativa di riferimento prevede ulteriori canali:
- canale di segnalazione esterno gestito da ANAC;
- divulgazione pubblica;
- eventuale denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile (ove ricorrano i presupposti);
- richiesta da parte del segnalante di un incontro con il responsabile della gestione delle segnalazioni.
6. Gestione della segnalazione
Il processo di gestione delle segnalazioni è articolato in cinque fasi, ciascuna delle quali deve essere adeguatamente documentata:
a. Valutazione preliminare (entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione);
b. Istruttoria;
c. Decisione (entro 3 mesi dal ricevimento della segnalazione, salvo necessarie proroghe);
d. Conservazione della documentazione;
e. Reporting e monitoraggio delle azioni correttive.
7. Tutela contro le ritorsioni
La Società garantisce la protezione del segnalante contro qualsiasi forma di ritorsione, diretta o indiretta, derivante da una segnalazione effettuata in buona fede.
Per ritorsione si intendono comportamenti, atti o omissioni che possano arrecare un danno ingiusto al segnalante. Sono vietati, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
- demansionamento o mancata promozione;
- trasferimento ingiustificato di sede, mansioni o orari;
- modifiche peggiorative delle condizioni di lavoro;
- molestie, discriminazioni o isolamento sul posto di lavoro;
- danni alla reputazione, anche tramite canali informali;
- inserimento in elenchi o “liste nere” pregiudizievoli per future opportunità di lavoro.
La Società vigila affinché nessuna ritorsione sia attuata nei confronti di colleghi, familiari o persone legate al segnalante.
Qualsiasi comportamento ritorsivo accertato sarà soggetto a misure disciplinari e potrà essere perseguito anche in sede giudiziaria.